Nên gửi thiệp cưới trước bao lâu? Mốc thời gian cho từng nhóm khách

Gửi thiệp sớm quá thì khách quên, gửi trễ quá thì khách đã kẹt lịch. Mốc chung mà nhiều gia đình áp dụng là 2 đến 3 tuần trước ngày cưới, nhưng tuỳ nhóm khách mà nên xê dịch.

Mốc chung: 2 đến 3 tuần

Nhiều nơi khuyên gửi trước 7 đến 10 ngày. Con số đó vẫn được, nhưng vào mùa cưới cuối năm, cuối tuần nào cũng có tiệc, khách thường đã nhận lời chỗ khác. Gửi trước 2 đến 3 tuần cho khách đủ thời gian sắp xếp mà chưa xa tới mức quên.

Theo từng nhóm khách

Khách ở gần, bạn bè, đồng nghiệp

2 đến 3 tuần là vừa. Với đồng nghiệp, gửi cùng một đợt để không ai thấy mình được mời sau.

Khách ở tỉnh khác, ở nước ngoài

Báo sớm từ 1 đến 2 tháng để khách đặt vé, xin nghỉ phép. Có thể nhắn báo ngày trước (kiểu "save the date"), rồi gửi thiệp chính thức sau.

Người lớn tuổi, họ hàng

Trao thiệp giấy tận tay trước khoảng 2 đến 4 tuần. Nhiều gia đình đi mời kết hợp thăm hỏi, nên cần thêm thời gian.

Khách quan trọng: thầy cô, cấp trên, đối tác

Nên mời sớm hơn một chút, khoảng 3 tuần, và mời trực tiếp hoặc gọi điện trước khi gửi thiệp.

Thiệp giấy và thiệp online khác nhau ở thời gian

Thiệp giấy phải tính thêm thời gian in, khoảng 1 đến 2 tuần, và thời gian đi phát. Vì vậy cần chốt mẫu và danh sách khách từ 4 đến 6 tuần trước ngày cưới.

Thiệp online thì gửi được ngay khi làm xong, nên linh hoạt hơn. Nhưng chính vì gửi nhanh, nhiều cặp để tới sát ngày mới gửi. Hãy đặt một ngày gửi cố định trong kế hoạch, như mọi đầu việc khác. Bài checklist chuẩn bị đám cưới có lịch cho từng mốc.

Mốc chốt số khách

Nhà hàng thường cần số bàn chính xác trước tiệc vài ngày đến một tuần. Đếm ngược lại:

1. Gửi thiệp: 2 đến 3 tuần trước.
2. Hạn khách xác nhận tham dự: khoảng 7 đến 10 ngày trước.
3. Nhắn hỏi lại những người chưa trả lời: ngay sau hạn đó.
4. Chốt số bàn với nhà hàng: theo hạn của nhà hàng.

Thiệp online có nút xác nhận tham dự giúp bước 2 và 3 nhẹ hơn nhiều: bạn biết ai đã trả lời, ai chưa, mà không phải gọi từng người. Trong Kế hoạch cưới của Luvi, danh sách khách mời có cột tình trạng để theo dõi việc này.

Nhắc lại trước ngày cưới

Gửi một tin nhắn nhắc trước 2 đến 3 ngày, kèm lại link thiệp để khách xem bản đồ và giờ đón khách. Lời nhắc ngắn thôi, ví dụ:

Chủ nhật này tụi em đãi tiệc lúc 11 giờ, em gửi lại thiệp để anh chị xem đường đi nha.

Câu hỏi thường gặp

Gửi thiệp trước 1 tháng có sớm quá không?

Với khách ở gần thì hơi sớm, dễ quên. Nếu muốn báo sớm, hãy nhắn báo ngày trước, rồi gửi thiệp và nhắc lại theo các mốc ở trên.

Lỡ gửi trễ, chỉ còn vài ngày thì sao?

Gọi điện mời trực tiếp, xin lỗi vì báo gấp, rồi mới gửi thiệp. Đừng chỉ gửi link.

Đổi giờ hoặc địa điểm sau khi đã gửi thiệp thì làm sao?

Với thiệp online, sửa trong thiệp là link tự cập nhật, rồi nhắn riêng cho khách biết có thay đổi. Với thiệp giấy, phải gọi báo từng người.

Lời kết

Nhớ ba mốc: gửi thiệp trước 2 đến 3 tuần, hạn xác nhận trước khoảng một tuần, nhắc lại trước 2 đến 3 ngày. Khách ở xa thì báo sớm hơn. Nếu bạn chưa chọn được thiệp, xem các mẫu thiệp cưới online đẹp chia theo phong cách.